标签纸怎么用：从准备到打印一步到位
办公室里经常要给文件盒、档案袋贴标签，超市仓库还要标记货架和商品，这时候标签纸就派上大用场了。很多人买回来却不会用，其实只要几步就能搞定。
第一步是选对标签纸规格。市面上常见的有A4页整张的标签纸，上面分成几十个小标签，比如每页30个（10×3），这种适合批量打印。买之前得看清楚单个标签的尺寸，常见的是45mm×24mm或60mm×40mm，不同尺寸对应不同的打印机模板。
用Word轻松打印标签
大多数人手头没有专业软件，直接用Word就能完成。打开Word，点击“邮件”选项卡，找到“标签”功能。点进去后会看到“地址”输入框，先填你要显示的文字，比如“财务档案 2023”。
接着点“选项”，选择对应的标签产品。如果用的是常用品牌如得力或齐心，可以在厂商列表里找；如果没有，就选“用户定义”，手动输入标签的宽度、高度、行列间距。设置好之后点“新建文档”，Word会自动生成一个表格一样的布局，每个格子对应一个标签位置。
确认无误后，把做好的文档放进打印机。注意方向——标签面朝下还是朝上，得根据自家打印机进纸路径来。可以先用白纸试打一次，看看文字有没有偏移。
Excel + Word 联动批量打标签
如果你要打上百个不一样的标签，比如员工工牌、快递面单，一个个输太麻烦。这时候可以用Excel准备数据，再通过Word合并打印。
在Excel里列好信息，比如姓名、部门、编号。回到Word的“标签”功能，选择“使用现有列表”，导入那个Excel文件。然后在标签模板上插入合并域，比如“<姓名> - <部门>”。最后点“全部打印”，整批标签一次性输出。
<<姓名>> - <<部门>>这种方式特别适合人事发工牌、仓库贴货品编码，效率提升非常明显。
小技巧：避免卡纸和错位
标签纸比普通纸厚，进纸器调松一点更顺。有的打印机有“厚纸模式”，记得打开。进纸时别塞太多张，一次5页以内最稳妥。
如果发现打印完字跑到标签边缘外，可能是页边距没对准。可以在Word的页面设置里微调上下左右边距，保存成模板下次直接用。
家里或小店偶尔打几次，也可以用PDF工具手动排版。比如用Canva设计好单个标签，复制粘贴成A4满页，导出PDF再打印，自由度更高。